Pour aider les établissements sociaux et médico-sociaux à faire face aux incidents numériques, l’Agence du Numérique en Santé a publié un kit Plan de Continuité et de Reprise d’Activité (PCRA). Décryptage de ce nouvel outil et des accompagnements proposés en Pays de la Loire pour renforcer la cybersécurité des ESMS.

Un outil essentiel pour la continuité des activités médico-sociales

Dans le cadre du programme CaRE, l’Agence du Numérique en Santé a mis à disposition un kit PCRA conçu spécifiquement pour les établissements sociaux et médico-sociaux. Son objectif est d’aider les structures à anticiper les risques liés aux incidents informatiques, évaluer les impacts et définir des stratégies adaptées pour assurer la continuité et la reprise de leur activité.

Que contient le kit PCRA ?

  • Un guide pour intégrer le PCRA dans la gouvernance des établissements
  • Une méthodologie détaillée pour sa mise en œuvre
  • Des modèles et outils pratiques, dont le Bilan d’Impact sur l’Activité (BIA)

Téléchargez le kit ici : Lien vers le téléchargement

Un accompagnement renforcé en Pays de la Loire

En complément du kit PCRA, e-santé Pays de la Loire accompagne les établissements médico-sociaux dans la sécurisation de leurs systèmes d’information, en lien avec l’Agence Régionale de Santé Pays de la Loire :

  • Un diagnostic de maturité en cybersécurité et un plan d’actions priorisé, avec l’appui
  • du centre de ressources SSI mutualisé régional (déjà plus de 70 accompagnements réalisés auprès de 50 structures).
  • Des exercices de crise cyber pour tester la capacité des établissements à réagir face à une attaque numérique. Après plus de 100 exercices réalisés dans le secteur sanitaire, cette démarche est désormais ouverte aux ESMS volontaires.

Besoin d’un accompagnement ? Contactez l’équipe Cybersécurité de e-santé Pays de la Loire : Formulaire de contact

 

Découvrez le livre blanc "La télésanté pour le secteur social et médico-social – Usages et perspectives"

Le Collectif SI Médico-Social des Pays de la Loire, avec le soutien de l’Agence Régionale de Santé Pays de la Loire et du GRADeS e-santé Pays de la Loire, met à disposition un livre blanc destiné aux acteurs du social et du médico-social.

Ce document a été conçu pour accompagner les professionnels et structures dans leur transition numérique et les aider à mieux comprendre les opportunités offertes par la télésanté.

 

Pourquoi un livre blanc ?

Dans un contexte où la transformation numérique s’accélère, ce livre blanc vise à :

  • Expliquer les enjeux et les bénéfices de la télésanté pour les structures sociales et médico-sociales.
  • Partager des usages concrets, adaptés aux besoins spécifiques de ce secteur.

Ce document offre une vue d’ensemble sur les avantages qu’apporte la télésanté en termes de coordination, d’accès aux soins, et d’innovation pour les professionnels et les structures.

À qui s’adresse ce livre blanc ?

  • Aux structures médico-sociales souhaitant intégrer la télésanté dans leurs pratiques pour améliorer la prise en charge des usagers.
  • Aux professionnels de santé et du social, désireux d’explorer de nouvelles solutions numériques.
  • Aux partenaires et décideurs, engagés dans l’accompagnement de la transition numérique du secteur.

Téléchargez le livre blanc dès maintenant

Le livre blanc est accessible en téléchargement gratuit. Pour obtenir votre exemplaire, cliquez ici : Livre blanc : « La télésanté pour le secteur social et médico-social – Usages et perspectives »

Besoin d’accompagnement ?

Le GCS e-santé Pays de la Loire propose un accompagnement sur les projets de télésanté. Contactez notre équipe pour en savoir plus : telesante@esante-paysdelaloire.fr

 

Un escape game pour sensibiliser sur l’identitovigilance

Le Sant’Escape Identitovigilance est un jeu sérieux destiné aux établissements sanitaires et médico-sociaux, élaboré par QualiREL Santé en association avec le GCS e-santé et Sharewood Anim. Il a pour objectif d’amener les professionnels de vos structures à réfléchir sur les pratiques d’identitovigilance (dont l’INS)​ et de sensibiliser aux bonnes pratiques attendues dans une démarche globale de sécurité des usagers.

 Dans ce jeu, 3 situations d’identitovigilance en EHPAD sont exposées et discutées avec les participants de l’atelier :

  • Distribution des plateaux-repas
  • Livraison de fleurs au mauvais résident
  • Demande d’une chambre avec vue

 ⏳ Afin de découvrir cet outil, nous organisons des ateliers découverte sur un temps d’1h30 afin que vous puissiez découvrir ce jeu sérieux et le déployer ensuite au sein de vos structures (plaquette Sant’escape).

Cet atelier découverte s’adresse préférentiellement aux professionnels déjà sensibilisés à l’identitovigilance ou à la gestion des risques​ (Direction, Responsable/Référent Qualité, Responsable Administratif, Référent Identitovigilance, Cadre de Santé, IDE Coordinatrice, Médecin DIM/coordinateur…).

L’atelier découverte se déroule en 4 temps :

  • une présentation rapide de l’outil et de ses objectifs​
  • une session de jeu d’1h
  • les modalités d’accès au matériel du jeu​
  • un retour des participants suite au jeu​

Pour vous inscrire à une future session découverte organisée sur votre territoire, complétez le formulaire suivant : Formulaire d’inscription

 

Club utilisateurs du GCSMS 53

Le programme ESMS numérique vise à généraliser l’utilisation du numérique dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Il repose principalement sur le déploiement d’un dossier usager informatisé (DUI) pour chaque personne accompagnée.

Une initiative est née en Mayenne en 2021, plusieurs EHPAD autonomes du département se sont rassemblés en grappe pour accéder au financement du programme ESMS Numérique et ainsi déployer un DUI commun, mutualiser les compétences et se doter d’une chefferie de projet pour accompagner la conduite du changement auprès des professionnels. Depuis le lancement du projet ESMS Numérique, plusieurs clubs utilisateurs ont été organisés avec les professionnels des EHPAD de la grappe autour des usages du DUI et des services socles mais aussi sur les sujets tels que la télésanté. Ces clubs utilisateurs rassemblent des communautés de professionnels selon les thématiques abordées (IDEC, ergothérapeutes, diététiciens).

Quelques enseignements clés du club utilisateurs :

  • La communication auprès des professionnels
  • L’écoute et l’analyse des besoins du terrain
  • La pérennisation des usages
  • L’accompagnement par l’AMOA
  • Les relations avec l’écosystème

Et vous, quand organisez-vous votre premier club utilisateurs ?

 

Dispositif SONS

Le Ségur du Numérique en Santé est un investissement historique de l’Etat au service de l’échange fluide et sécurisé des données sensibles entre professionnels du médico-social et avec l’usager.

Ces financements vous permettent de bénéficier de l’acquisition ou l’intégration de nouvelles fonctionnalités dans votre dossier usager informatisé (DUI) pour partager des données et sécuriser vos échanges :

  • Envoyer et consulter des documents (ex : Projet personnalisé, grille d’évaluation, rapport PMI) sur le Dossier Médical Partagé (DMP). Pour plus d’info : Cliquez ici !
  • Echanger avec les hôpitaux/pharmacies/ESSMS grâce à une Messagerie Sécurise de Santé (MSSanté) depuis votre logiciel métier pour échanger sur des situations spécifiques et partager des données sensibles. Pour plus d’info : Cliquez ici !
  • Renforcer l’identitovigilance grâce à l’Identité Nationale de Santé (INS). Pour plus d’info : Cliquez ici !
  • Permettre de vous connecter au logiciel de manière sécurisée avec Pro Santé Connect (carte CPS ou e-CPS). Pour plus d’info : Cliquez ici !

 

Vous êtes déjà équipé d’un DUI ? Une mise en conformité prise en charge par l’état est possible jusqu’au 28 février. Cliquez ici pour en savoir plus !

N’hésitez pas à nous contacter pour toute information / question sur l’adresse : esms@esante-paysdelaloire.fr

 

Objectif : partager les retours de professionnels et les bonnes pratiques sur l’enregistrement des professionnels sur le portail RPPS+ de deux organismes gestionnaires des Pays de la Loire, ADMR 85 et ADAR 44

  • Qu’est-ce que le portail RPPS+ ?

Le portail RPPS+ permet d’enregistrer dans le répertoire sectoriel de référence des personnes physiques (RPPS), les professionnels caractérisés par un rôle dans la prise en charge et l’accompagnement des usagers et patients et ayant besoin d’accéder à des services numériques en santé. Exemple : MSS (Messagerie Sécurisée de Santé), DMP (Dossier Médical Partagé), accès au Dossier Usager Informatisé par ProSanté Connect, etc.

Une fois enregistrés, ces professionnels ont accès à des services numériques en santé grâce à une identité unique, nationale et pérenne de référence (numéro RPPS) et apparaissent ainsi dans l’Annuaire Santé.

  • Quels professionnels dois-je inscrire sur le portail RPPS+ ?

Il existe deux types de professions dans la santé et le médico-social qui possèdent automatiquement une identification :

  • Les professions à ordre (Médecins, infirmier(e)s, etc.)
  • Les professions à obligation d’enregistrement (Psychologue, ergothérapeute, opticiens, etc.)

L’enregistrement dans le portail RPPS+ concerne les professionnels ne faisant pas partie des deux catégories ci-dessus mais qui participent à la prise en charge et l’accompagnement des usagers. On va y retrouver des aides-soignants, éducateurs spécialisés, responsables de secteur, etc.

L’enregistrement dans le portail RPPS+ n’est pour l’instant pas obligatoire mais sera nécessaire pour que vos professionnels puissent accéder à des services numériques en santé (comme la consultation du Dossier Médical Partagé et avoir accès à une Messagerie Sécurisée de Santé nominative).

L’inscription d’un professionnel du secteur médico-social sur le portail RPPS+ s’effectue suivant 7 étapes (voir l’image ci-après).

Pour chaque étape, nous vous proposons le retour d’expérience de l’ADMR 85 et l’ADAR 44 qui vous partagent leurs actions menées et bonnes pratiques pour enregistrer les professionnels de leurs établissements.

  • Quel professionnel a la charge de définir la stratégie et l’organisation de l’enregistrement des professionnels à rôle au sein de votre structure ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    En tant que Référent des Systèmes d’Informations j’ai la responsabilité de définir la stratégie et l’organisation de l’enregistrement des professionnels à rôle pour l’ADMR 85.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    La stratégie d’enregistrement des professionnels à rôle a été travaillée en synergie et collaboration au sein de l’équipe projet ESMS Numérique (constituée de la responsable SI, de la responsable qualité et de moi-même en charge du projet ESMS Numérique). Nous avons identifié les différents rôles et soumis aux Cadres de secteurs et au directeur de l’action sociale nos propositions pour les professionnels qui vont utiliser les outils numériques (à savoir DMP, MSS).

    Combien de temps avez-vous consacré à cette étape ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Cette étape m’a pris quelques heures car l’organisation des différents SSIAD de l’ADMR 85 varie selon les activités et sur le département. Il a été décidé de centraliser l’enregistrement des professionnels par le service des ressources humaines et il est maintenant inclus dans le processus de recrutement et de créations/clôtures des contrats.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons mis à l’ordre du jour le sujet de l’enregistrement des professionnels du secteur sur le portail RPPS+ lors d’une réunion d’équipe et nous avons présenté notre stratégie. Le sujet a été bien reçu par nos collègues.

  • Quel professionnel a contractualisé avec l’ANS ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Moi-même en tant que Responsable des Systèmes d’Informations.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Ma collègue responsable des Systèmes d’informations et moi-même avons contractualisé avec l’ANS.

    Quels sont les efforts à fournir ? Quelles sont les difficultés rencontrées, s’il y en a ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    La contractualisation par FINESS juridique est un gain de temps lorsqu’un organisme gestionnaire est composé de plusieurs établissements avec un FINESS juridique commun.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Cette étape a été chronophage car notre organisme gestionnaire était dans les premiers à contractualiser avec l’ANS et il fallait contractualiser à l’époque par FINESS géographique (et nous en avons 15), nous avons donc complété sept formulaires par FINESS. Maintenant l’ANS propose une contractualisation par FINESS Juridique

  • Comment avez-vous décidé qui serai(en)t le(s) gestionnaire(s) RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Le référent des Systèmes d’informations est le gestionnaire RPPS+ pour les premiers essais techniques. Par la suite, le responsable des ressources humaines est défini comme deuxième gestionnaire RPPS+ pour assurer une continuité d’activité.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Le rôle des gestionnaires RPPS+ a été défini à l’étape 2. Nous avons trois gestionnaires RPPS+ : la cheffe de projet ESMS numérique le temps de la mise en place du projet, la responsable qualité et la directrice des systèmes d’information qui lors d’une embauche va vérifier les droits informatiques des nouveaux arrivants.

    Est-ce que vos collègues comprennent l’utilité du RPPS+ ? Et les conséquences ? Quels sont les messages que vous avez dû faire passer en interne ? Comment ont-ils été reçus ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Pour nos SSIAD, les professionnels infirmiers ont déjà un numéro RPPS qui permet d’avoir accès aux outils numériques comme le DMP pour consulter les prescriptions de soins, les pratiques étaient déjà en place.
    Pour nos SAAD, qui ne sont pas médicalisés, la compréhension et l’utilité de l’enregistrement sur le portail RPPS+ est plus compliqué à expliquer car nous manquons de cas d’usages pour l’illustrer. La publication prochaine de la matrice d’habilitation permettra de savoir quels professionnels auront accès à quels documents et ceci définira les usages pour les professionnels des SAAD.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous indiquons aux professionnels que l’enregistrement des professionnels du secteur médico-social sur le portail RPPS+ est important pour avoir accès au DMP. A l’heure actuelle les professionnels n’y ont pas encore accès donc les usages ne sont pas définis.

  • Faut-il un poste de travail par gestionnaire RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Il est recommandé d’avoir un poste de travail par gestionnaire RPPS+ avec une carte CPE nominative et un lecteur de carte. Le gestionnaire RPPS+ doit se connecter avec une carte physique.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Chaque gestionnaire RPPS+ avait déjà un PC. Nous avons mis à disposition en plus deux lecteurs de cartes sur l’établissement

    Avez-vous rencontré des difficultés à cette étape ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Sur les sites où il n’y a pas de ressources informatiques, l’installation peut être complexe ; mais souvent le prestataire peut accompagner dans cette démarche.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Notre éditeur nous a accompagné pour installer le pilote du lecteur de carte.

  • Pour inscrire les professionnels sur le portail RPPS+ des données d’état civil doivent être récupérées. Comment sont-elles récupérées et par qui ? Quels sont les changements que cela induit dans le processus des ressources humaines ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Les données d’état civil doivent être récupérées ainsi que le courriel personnel du professionnel : en effet, le numéro RPPS+ le suivra tout au long de sa carrière. Le rôle à définir pour l’accès au DMP sera facilité avec la matrice d’habilitation du DMP.
    Le service ressources humaines, à savoir la responsable administratif et la responsable de la paie vont récupérer ces données d’état civil. Cependant, l’ensemble des salariés ne sont pas rattachés à la fédération ADMR 85 et sont salariés des associations. Dans ce cas, les assistants de secteurs qui ont la responsabilité de la gestion des associations locales sur le territoire vont pouvoir récupérer les données d’état civil. Le portail RPPS+ permet aussi de modifier le statut des professionnels de l’organisation quand ils changent de structure il est donc logique que le service des ressources humaines ait la charge de la récupération des données.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Les données d’état civil et les documents étaient déjà collectés pour la prise de poste et la création du contrat de travail. Les données qui peuvent parfois manquer sont les prénoms de naissance qui sont collectés dans un second temps.

    Comment vous procurez-vous les données ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85 & Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    La création des dossiers se fait à l’embauche et si des informations sont manquantes nous les récupérons par appel téléphonique.

  • Où en êtes-vous dans l’inscription des professionnels dans le portail RPPS+ ?

    Benoit Beaugeard, Référent des Système d’informations – ADMR 85

    Nous devons finaliser notre contractualisation avec l’ANS avant de pouvoir enregistrer nos professionnels à rôle.

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons dans un premier temps inscrit un responsable de secteur pour tester le portail et savoir comment compléter les profils.

    Avez-vous rencontré des difficultés ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Nous avons rencontré une problématique pour des professionnels nés à l’étranger. La commune de naissance n’est pour l’instant pas acceptée par le portail RPPS+. L’ANS travaille actuellement à la résolution de ce problème.

    Combien de temps est nécessaire pour enregistrer un professionnel ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Lors des premières inscriptions nous avons rencontré quelques problématiques et des bugs informatiques. Ayant réalisé une contractualisation par FINESS géographique, nous avons autant de carte que d’établissement. Le processus de connexion requière la bonne carte pour le bon établissement et ceci n’est pas fluide. L’enregistrement de 70 professionnels nous a pris 2.5 matinées.

  • Avez-vous réalisé des tests en milieu réel ?

    Camille Armanni, Cheffe de projet ESMS Numérique – ADAR 44

    Tous nos professionnels ont activé leur carte e-CPS

Comment contractualiser avec l’ANS ?

Il existe deux possibilités :

    • Par Email :

Il faut renseigner le contrat d’adhésion et le formulaire F101 pour la commande de carte du représentant légal.

Il est possible de contractualiser en ligne en utilisant le site démarche-simplifiees.fr

Pour cela utilisez le lien suivant permettant de saisir le CA (Contrat d’Adhésion) et le formulaire F101. https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/contrat-d-adhesion-f101

Pour toutes informations complémentaires 

Veuillez cliquer sur le lien ci-après pour retrouver le guide d’enregistrement des professionnels sur le portail RPPS+ ainsi que les webinaires déjà réalisés : https://esante.gouv.fr/produits-services/portail-rpps-plus

Illustration de l'utilisation d'un DUI (Dossier Usager Informatisé)

Le Collectif SI Médico-social en collaboration avec le GCS e-santé des Pays de la Loire vous propose une vidéo explicative illustrant les usages du DUI (Dossier Usager Informatisé) et son utilité dans le quotidien des professionnels et au bénéfice des usagers.

Dans cette vidéo vous retrouvez des cas pratiques issus de votre quotidien en ESMS :

  • Le DUI permet de sécuriser les données et de tracer l’information des usagers
  • Le DUI offre la possibilité aux professionnels d’échanger de l’information de manière sécurisée
  • Les documents tels que le projet personnalisé et le dossier de liaison d’urgence sont formalisés dans le DUI

Visionnez cette vidéo en cliquant sur le lien ci-dessous !

 

Atelier RGPD

L’atelier RGPD est une formation en ligne gratuite, illimitée et ouverte à tous (Mooc). Elle permet de sensibiliser les professionnels à la protection des données et d’accompagner leur mise en conformité. Dans cette nouvelle version, la CNIL propose un nouveau module dédié aux collectivités territoriales.

https://www.cnil.fr/fr/le-mooc-de-la-cnil-est-de-retour-dans-une-nouvelle-version-enrichie

À qui s’adresse l’Atelier RGPD ?

Ce Mooc s’adresse principalement aux actuels et futurs délégués à la protection des données (DPO) ainsi qu’aux professionnels voulant se former au RGPD. Il convient aussi bien aux profils techniques que juridiques et peut être suivi par toute personne curieuse de la protection des données personnelles !

Que contient l’Atelier RGPD ?

Ce Mooc est composé de vidéos, de textes, d’illustrations, de cas concrets et propose des quiz et des évaluations.

Il est structuré en 5 modules avec une durée totale de 5 h en moyenne, comprenant :

  • 4 modules principaux sur les grandes notions du RGPD et les règles à appliquer dans la plupart des cas ;
  • un module thématique pour les collectivités territoriales.
  1. Module : le RGPD et ses notions clés
  2. Module : les principes de la protection des données
  3. Module : les responsabilités des acteurs
  4. Module : le DPO et les outils de la conformité

Nouveau – Module 5 : les collectivités territoriales

 

La cybersécurité est un sujet qui nous concerne tous ! 

L’ANS a publié son guide simple et concis pour accompagner les ESSMS avec les enjeux de cybersécurité en 13 questions :

  • Connaissez-vous suffisamment votre parc informatique ?
  • Effectuez-vous des sauvegardes régulières ?
  • Appliquez-vous régulièrement les mises à jour ?
  • Utilisez-vous un antivirus ?
  • Avez-vous implémenté une politique d’usage de mots de passe robuste ?
  • Avez-vous activé un pare-feu ?
  • Comment sécurisez-vous votre messagerie ?
  • Comment séparez-vous vos usages informatiques ?
  • Comment maîtrisez-vous le risque numérique lié au nomadisme des professionnels ?
  • Comment vous informez-vous ? Comment sensibilisez-vous vos collaborateurs ?
  • Savez-vous comment réagir en cas de cyberattaque ?
  • Avez-vous fait évaluer la couverture de votre police d’assurance cyber ?
  • Maîtrisez-vous les risques numériques liés à vos relations avec des tiers ?